INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI CON RIFERIMENTO ALLE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

(Art. 13 Regolamento UE 27 Aprile 2016, n. 679 in materia di protezione dei dati personali “GDPR”)

Con questa informativa F.D.S. Ettmar S.r.l spiega le modalità di trattamento dei dati raccolti e individua quali sono i diritti riconosciuti all’interessato ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e del D.Lgs. 196/2003, in materia di protezione dei dati personali, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018.  

Il trattamento dei dati avverrà nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza.  

Titolare del Trattamento dei Dati

Titolare del Trattamento dei Dati è F.D.S. Ettmar S.r.l con sede in Via dell'Artigianato, 12 - 41049 Sassuolo (MO), - E-mail stefania@fdsettmar.com

Responsabile del Trattamento dei Dati

Responsabile del Trattamento dei Dati è la società fornitrice della piattaforma informatica whistleblowing: e-mail: Smart Compliance Solutions for you s.r.l. telefono: +39 059 8030759, E-mail info@scs4u.it.

F.D.S. Ettmar S.r.l,  infatti, ha deciso di avvalersi di una piattaforma informatica per consentire ai segnalanti l’invio delle segnalazioni.

Tipologia dei dati trattati

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 GDPR) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).

Finalità del trattamento

I dati personali sono raccolti per adempiere agli obblighi di legge previsti dal D.Lgs. 24/2023 «Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali».

I dati sono forniti per segnalare, nell’interesse dell’integrità della Società F.D.S. Ettmar S.r.l, presunte condotte illecite delle quali il segnalante è venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con la Società e verranno trattati dalla Società per gestire tali situazioni.

I dati personali sono acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti ad essa allegati. Si riferiscono al segnalante, ma anche a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.

In particolare, per svolgere le necessarie attività̀ istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.

Basi giuridiche del trattamento

Tenuto conto della normativa di riferimento e, in particolare, dell’art. 54-bis D.Lgs. 165/2001, si precisa che:

• il trattamento dei dati “comuni” si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR)
• il trattamento di dati “particolari” si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’Interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b), GDPR)
• il trattamento di dati relativi a “condanne penali e reati”, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 10 GDPR, si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR).

Si precisa che, in ragione di quanto disposto dall’art. 54-bis D.lgs. 165/2001, nel caso in cui la segnalazione portasse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile della condotta illecita, l’identità̀ del segnalante non verrà rivelata. Qualora la conoscenza dell’identità del segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato, verrà domandato al segnalante se intende rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità.

Natura del conferimento e conseguenze della mancata comunicazione dei dati

Il conferimento dei dati è obbligatorio. Al fine di classificare, infatti, la segnalazione come whistleblowing i dati identificativi (nome, cognome) devono essere forniti obbligatoriamente, poiché, le segnalazioni anonime non rientrano - per espressa volontà del legislatore - direttamente nel campo di applicazione dell’art. 54 bis del D.Lgs. 165/2001.

Nel caso in cui il segnalante volesse comunque procedere con una segnalazione anonima, quest’ultima verrà gestita come segnalazione ordinaria e verrà presa in considerazione esclusivamente laddove sia adeguatamente circostanziata, illustrata e idonea a far emergere fatti e situazioni in relazione a contesti determinati.

È rimessa a ciascun segnalante la decisione di quali ulteriori dati personali conferire. Maggiori sono i dettagli presenti nella segnalazione, maggiori strumenti avrà il gestore della segnalazione per istruire la segnalazione.

Modalità del trattamento

I dati personali saranno trattati anche con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. La Società F.D.S. Ettmar S.r.l adotta e garantisce l’adozione di idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti. La società fornitrice della piattaforma informatica whistleblowing impiega idonee misure di sicurezza (es. crittografia dei file), organizzative, tecniche e fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo.

Soggetti autorizzati a trattare i dati

F.D.S. Ettmar S.r.l ha individuato con atto scritto i soggetti autorizzati al trattamento dei dati. I gestori delle segnalazioni sono stati espressamente autorizzati ed istruiti in tal senso.
Qualora la gestione della segnalazione, per esigenze istruttorie, richieda che altri soggetti, interni o esterni a F.D.S. Ettmar S.r.l, debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso. Tali soggetti, tuttavia, potrebbero venire comunque a conoscenza di altri dati personali. Per tale ragione, sono tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonchè tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni, fatti salvi gli obblighi di segnalazione e di denuncia di cui all'art. 331 del Codice di Procedura Penale.

Categorie di destinatari dei dati personali

I dati personali del segnalante e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione, salvo le precisazioni di seguito compiute.

Nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Potrà essere rivelata, solo laddove concorrano, insieme, tre presupposti: (i) che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione; (ii) che la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato; (iii) che il segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.

Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati per denuncia dell’Organo Amministrativo, a seguito della ritenuta fondatezza della segnalazione, l’identità del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p. ossia sino alla fine della fase istruttoria. Se l’Autorità Giudiziaria richiede il nominativo del segnalante, la Società è obbligata a trasmetterlo.

Categorie di destinatari dei dati personali, diffusione e trasferimento dati all’estero

I dati personali di cui sopra non saranno diffusi al di fuori di F.D.S. Ettmar S.r.l e non saranno oggetto di trasferimento in alcun Paese terzo all’UE e ad alcuna Organizzazione Internazionale, ad eccezione delle seguenti categorie di destinatari:

• società fornitrice della piattaforma informatica whistleblowing utilizzata per le segnalazioni;
• personale incaricato abilitato all’accesso, amministratori del sistema informatico;
• OdV;
• funzioni aziendali e/o terzi espressamente coinvolti nell’istruttoria della segnalazione;
• Autorità verso le quali la comunicazione di identità del segnalante è obbligatoria.

Periodo di conservazione dei dati

Il gestore della segnalazione effettua un’attività istruttoria preliminare della segnalazione. Se a seguito dell’attività svolta ravvisa elementi di manifesta infondatezza ne dispone l’archiviazione. Se invece il gestore  ravvisa il fumus di fondatezza della segnalazione, trasmette la stessa, priva dei dati del segnalante, all’Organo Amministrativo della Società per l’adozione delle iniziative di sua competenza a  carico dell’autore della violazione.

I dati personali vengono conservati per un periodo massimo di 5 anni e, comunque, sino alla definizione dei procedimenti avviati con le segnalazioni.

Diritti degli interessati e reclami

Alle condizioni previste dal Regolamento UE 2016/679, il segnalante potrà esercitare i seguenti diritti:

- art. 15 Diritto di accesso dell'interessato;

- art. 16 Diritto di rettifica;

- art. 17 Diritto alla cancellazione;

- art. 18 Diritto di limitazione di trattamento;

- art. 20 Diritto alla portabilità dei dati;

- art. 21 e art. 22: Diritto di opposizione e processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche.

Allo scopo di verificare la sussistenza delle condizioni e le modalità per l'esercizio dei predetti diritti si rimanda al testo integrale delle citate previsioni, disponibili su sito: www.garanteprivacy.it.

Tali diritti possono essere esercitati con richiesta indirizzata a: F.D.S. Ettmar S.r.l Via dell'Artigianato, 12 - 41049 Sassuolo (MO), - E-mail stefania@fdsettmar.com

Qualora il segnalante ritenga che il trattamento sia avvenuto in modo non conforme al Regolamento e al D. Lgs. 196/2003, potrà̀ rivolgersi al Garante per la Protezione dei dati Personali, ai sensi dell’art. 77 del medesimo Regolamento. Ulteriori informazioni in ordine ai suoi diritti sulla protezione dei dati personali sono reperibili sul sito web del Garante per la Protezione dei Dati Personali all’indirizzo www.garanteprivacy.it.